Aki egyszer szoftverfejlesztés közelébe kerül, nagyon hamar találkozni fog a Kanban módszer kifejezéssel. Nem véletlenül: a Kanban ugyanúgy beválik a legnagyobb fejlesztőknek, mint apró startupoknak, és nemcsak önállóan, hanem más módszertanok mellett, azokkal részben ötvözve is alkalmazható. A Kanban óriási előnye továbbá, hogy minden különösebb hókuszpókusz nélkül, gyorsan és egyszerűen bevezethető. Ezzel együtt a Kanban-alapok elsajátítására azért kell időt szánni, hogy a lehető legtöbbet ki tudjuk belőle hozni. Lássunk egy lényegre törő összefoglalót róla!
Mit jelent a Kanban japánul?
Kezdésként essünk túl röviden a történeti áttekintésen, mert tényleg segít a megértésben. A negyvenes évek végén a Toyota gyártási folyamatait egy olyan újítással kezdték optimalizálni, amelyet az élelmiszer-áruházak úgynevezett “just in time” szisztémája ihletett. Utóbbi lényege, hogy a beszerzett árumennyiséget mindig olyan szinten próbálják tartani, hogy az aktuális igényeket éppen ki lehessen belőle elégíteni, így nem halmozódik fölösleges raktárkészlet. A japán autógyártónál ezt adaptálták és továbbfejlesztették: a gyártásban az anyagigény és a raktározás ugyanúgy értelmezhető, lényeges tényező, de az is kiderült, hogy a just in time megközelítés a munkakapacitások optimális kihasználásának biztosítására is jó.
A kapacitásokat a részfolyamatok összehangolásával lehet jól menedzselni, ahhoz pedig kommunikálni kell, a Kanban tehát forradalmasította az egységek közötti kommunikációt. A módszer alapelemei az anyagigényeket rögzítő kártyák – a japán “kanban” szó is ezeket jelöli –, melyeknek az összes munkatárs számára mindenkor láthatónak kell lenniük. Így mindenki tisztában lehet az éppen aktuális készletinformációkkal, és azokhoz lehet igazítani, például, a beszerzést.
A Kanban segít a szűk keresztmetszetek megtalálásában
Az IT-szektor úgy vette át a Kanban-filozófiát, hogy a kártyákon az egyes feladatokat tüntette fel. Státuszuk egy Kanban-táblán követhető, ahol a To do (“Elvégzendő”), In progress vagy Ongoing (“Folyamatban”) és Done (“Kész”) kategóriák biztosan ott vannak, de az adott tevékenységi területtől függően, szükség szerint számos egyéb oszlop is feltűnhet (pl. “Tesztelés alatt”). Az egyik vezérlő elv tehát az átláthatóság, és nemcsak az átvitt, hanem a szó szerinti értelemben is: a kártyák képi megjelenítése, legyenek valódiak vagy virtuálisak, a folyamat vizualizációja szempontjából kulcsfontosságú.
Ha ugyanis ránézünk a táblára, rögtön látni fogjuk, hol torlódnak fel a feladatok, melyik az a munkafázis, amely szűk keresztmetszetként (bottleneck) viselkedik, és ezáltal hátráltatja az egész folyamatot. Amint ezt azonosítottuk, az erőforrások újraszervezésével beavatkozhatunk, kiegyenlítve az egyes fázisok átfutási ideje közötti különbséget.
A Kanban gördülékeny munkavégzést tesz lehetővé
A Kanban célja a Flow, vagyis a feladatok egyenletes, várakozási idők, elakadások nélküli áramlása a kezdéstől a befejezésig. Ez adja meg végül a ciklus hosszát, vagyis azt az időtartamot, ami alatt egy adott projekt teljesül. A jól működő csapat a saját képességeinek ismerete, a korábbi tapasztalatai és a reális tervezés révén képes jó közelítéssel előrejelezni egy-egy ciklus várható hosszát. Ennek érdekében kritikus szemmel kell elemezni a feladatok áramlását veszélyeztető potenciális akadályokat, és megszüntetni őket. Külön figyelni kell arra, hogy ne szaporodjanak el túlságosan a kártyák a Kanban-tábla Folyamatban oszlopában – ellenkező esetben az erőforrások szétforgácsolódnak, a munka pedig lelassul.
Az átláthatóság követelménye nemcsak az éppen folyó munkára vonatkozik, hanem annak kereteire is. A résztvevők dolgát megkönnyíti, ha világos előre meghatározott szabályokkal, iránymutatásokkal valóban közös alapot teremtünk az együttműködéshez. Ezek vonatkozhatnak a teljes táblára vagy csak bizonyos oszlopokra. Ilyen lehet egy részletes checklist az egyes feladattípusokhoz, az oszlopokhoz kapcsolódó belépési-kilépési kritériumok, a készre jelentéshez szükséges elvárások, definíciók stb. A vizualizáció, a táblán való megjelenés itt se maradjon el.
A Kanban folyamatosan fejleszti a folyamatokat
Nem létezhet jól működő rendszer ismétlődő visszacsatolások, saját maga ellenőrzése nélkül. A hibák, kudarcok, vakvágányok elkerülhetetlenek, a kérdés csak az, milyen gyorsan ismerjük fel és korrigáljuk őket. Ezért bátorítja a Kanban a folyamatos felülvizsgálatot, releváns mérőszámok bevezetését és azok rendszeres megjelenítését. A legjobb, ha ezek valamiképpen szintén megjelennek a Kanban táblán.
A Kanban megközelítés rokonszenves tulajdonsága, hogy nem akarja egy csapásra az alapoktól átformálni a csapatok működését. Számot vet a ténnyel, hogy a változás sosem könnyű, és az esetleges ellenállás még inkább megnehezíti. Ezért abból indul ki, hogy a létező folyamatokra érdemes építkezni, és apró változtatásokkal haladni a hatékonyabb üzem elérése felé. Ideálja a résztvevők támogatásával zajló átalakulás. Ennek megfelelően szigorúan meghatározott szerepköröket sem ír elő, ehelyett az a koncepciója, hogy a metódus alkalmazásával, a fokozatos fejlődés során, a szükséges funkciók is kialakulnak a közösségben.
A Kanban sokszor alulról szerveződő
E szemléletből következik az is, hogy a Kanban értéknek tekinti, ha új elképzelések, jobbító ötletek érkeznek a szervezet nem szenior tagjaitól. A fent említett organikus fejlődés ugyanis gyakran gyorsabb és teljesebb, ha alulról kezdeményezik. Mindezzel összefüggésben pedig a jó gyakorlatok megosztása, illetve általában egymás képzésének támogatása is javítja a hatékonyságot, hiszen minél többen vannak birtokában egy készségnek, annál kevésbé valószínű, hogy az adott feladat szűk keresztmetszetként akadályozni fogja a folyamat haladását.
A vázlatos tömörség rajongói kedvéért hat pontban összefoglalható, miket kell szem előtt tartanunk, ha igazi előrelépést várunk a Kanbantól:
- munkafolyamat vizualizálása
- éppen folyamatban lévő munka mennyiségének limitálása
- munka folyamatosságának biztosítása
- eljárások egyértelműsítése
- visszacsatolások beépítése
- együttműködésen és kísérletezésen alapuló fejlődés
A fentieket végiggondolva egyértelmű, hogy a Kanban megfér más munkaszervezési keretrendszerek alkalmazása mellett, mintegy kiegészítve azokat. Alapelveit be lehet építeni, például, a szintén az átláthatóságon alapuló és a folyamatos innovációt célul kitűző Scrum gyakorlatába.
Kíváncsi vagy a Scrumra is, olvasd el ezt a bejegyzést.
